Prostota

NJŻ #4 – O planowaniu i organizacji

21 marca 2016

Założę się, że mniej więcej połowa studentów w ramach postanowień noworocznych chciałaby stać się ludźmi bardziej produktywnymi i zorganizowanymi. Sama postawiłam sobie taki cel, i ten wpis jest podsumowaniem moich rozmyślań w tym temacie.

Mogę o sobie powiedzieć że jestem zajętą osobą. Studia na wymagającym kierunku, praca, prowadzenie domu. Wszystko razem zajmuje mi prawie cały dostępny czas. Jako tako mi się udaje ogarniać, zaliczać w pierwszych terminach i czasem spać, ale to nie jest to, co w pełni mnie satysfakcjonuje.

O to właśnie chodzi dla mnie w nowej jakości o której teraz piszę – aby stare rzeczy ułożyć w nowy sposób, aby te sprawy których nie możemy zmienić ogarnąć tak, aby życie jako całokształt było choć odrobinę lepsze.

Moim największym bólem są studia. Uczelnia zajmuje mi strasznie dużo czasu, zarówno na zajęcia, jak i na robienie projektów i sprawozdań. Co więcej nie mogę powiedzieć że są wspaniałe i cudowne. Owszem jest bardzo ciekawie, ale nie tak żeby warto było tak harować. Co więcej niespecjalnie pociąga mnie perspektywa pracy w zawodzie, więc właściwie odliczam dni kiedy w końcu zostanę upragnioną panią inżynier i będę mogła zająć się czymś wspanialszym 🙂

W każdym razie, po przydługim wstępie, o ile jeszcze nie usnęliście, chciałabym podzielić się z Wami kilkoma sposobami organizowania pracy, aby wycisnąć z siebie co się da i w możliwie krótkim czasie pokonać wszystkie sprawy do załatwienia.

Przede wszystkim, Ameryki nie odkrywam, pisząc że najważniejszy jest plan. I to nie byle jaki, ale stworzony w oparciu o technikę ustalania priorytetów, o której wspomniał kolega Michał.

macierz

Planując swój tydzień warto oprzeć się na Kwadracie Eisenhowera. Jest to całkiem niezły sposób na rozmieszczenie swoich zadań w czasie. W praktyce robię to tak, że w piątek wypisuje całą listę spraw na kolejny tydzień. Kolokwia i wszystkie inne sprawy na uczelnie, lekarzy, uczniów, zakupy, obowiązki domowe, spotkania, aktywności sportowe, i wszystkie inne rzeczy które chciałabym załatwić. Następnie mając listę wpisuję poszczególne sprawy w dany kwadrat, i na tej podstawie planuję cały tydzień. Najpierw wpisuje oczywiście lewy górny, pozostałe luki po równo staram się zapełnić prawym górnym i lewym dolnym. Prawy dolny mogę spokojnie pominąć i ewentualnie odhaczyć, gdy pojawi mi się jakaś niespodziewana luka, np. ktoś odwoła korepetycje. Wadą tego sposobu jest to, że moje życie jest mało spontaniczne, ponieważ sporo planuję, ale z drugiej strony, wpisując w harmonogram czas spędzany z Ukochanym wiem, że na pewno go znajdę.

Z drugiej strony warto pamiętać aby zostawić trochę czasu na niezaplanowane przygody. Często coś się zdarzy, wypadnie albo się przedłuży i wtedy można się nieźle zestresować. Ogólnie stosuję niepisaną zasadę, że jeżeli jakiś spory projekt przewiduje na dłużej niż 4 h zostawiam dodatkową godzinę zapasu, jeżeli zaś sprawa jest krótsza zawsze mam w nadmiarze ok. pół godziny. Wiadomo że czasem coś nie wypali, ale ogólnie system sprawdza się całkiem nieźle.

Moim największym strażnikiem produktywności jest Metoda Pomodoro. Pisałam o niej już kiedyś, jednak jest tak wspaniała że zasługuje na kilka dodatkowych słów. Myślę że większość już o niej słyszała, ale na wszelki wypadek napiszę o co chodzi. Dzielimy sobie pracę na półgodzinne bloki: 25 minut intensywnej pracy podzielone są 5 minutowymi przerwami. Co jest dla mnie najważniejsze (i zbawienne dla mojego kręgosłupa) to że w ciągu tych 5 minut zawsze wstaję, robię kilka ćwiczeń, idę do łazienki lub napić się wody. Do odmierzania czasu można użyć jednego z tysięcy minutników dostępnych w internecie. Po czterech seriach jest czas na dłużą, 15-20 minutową przerwę, kiedy można coś przekąsić lub spędzić kilka miłych chwil z Ukochanym 🙂

Warto także pamiętać Prawie Parkinsona które mówi, że praca rozciąga się tak, że zajmie Ci cały poświęcony na nią czas, uwierzcie mi, praktyka pokazuje że jeżeli stwierdzę że dziś cały dzień będę robić sprawozdanie to istotnie rozwlecze się ono na cały dzień, za to jeżeli powiem sobie że zrobię je między 7-13 to prawdopodobnie o 13 będę już wolna.

Jeżeli czujesz się przytłoczony ilością rzeczy do zrobienia nie zapominaj o metodzie małych kroków. Nawet największe zadanie, podzielone na małe kawałki nie wydaje się już takie straszne.

Moim ostatnim odkryciem jest delikatna zmiana sposobu myślenia. Kiedy czuję się naprawdę zmęczona, przytłoczona i nieszczęśliwa, obiecuję sobie że będę się trzymać i działać jeszcze tylko 5 minutek, potem kolejne 5 i kolejne. Mając w perspektywie tak niewiele czasu do przetrwania nie sposób się załamać. Dzieląc czas na maleńkie odcinki można spokojnie przeżyć nawet najgorszy dzień 🙂